Mensen komen niet meer naar kantoor om alleen te werken. Dus waarom komen ze nog wel?

Voor miljoenen Nederlanders is hybride werken de norm. Volgens het CBS werkt meer dan de helft van de werkzame beroepsbevolking regelmatig thuis. Daarmee verandert de rol van het kantoor. Werkgevers vragen zich minder af óf medewerkers naar kantoor komen, en meer waarom ze dat zouden doen.

Jarenlang was het kantoor dé plek waar gewerkt werd, met je bureau, je collega’s en alle middelen die je nodig had. Nu kun je een rapport schrijven, online vergaderen of e-mail beantwoorden net zo goed thuis of op een andere plek.

Het kantoor wordt daarmee niet overbodig. Het krijgt een andere rol: minder een verzameling bureaus en vergaderruimtes, meer een plek waar samenwerking, ontmoeting en cultuur samenkomen. Waarom zouden medewerkers morgen graag naar kantoor komen?

De functie van kantoor verandert

Hybride werken heeft de verwachtingen van medewerkers veranderd. Voor veel werknemers hoort flexibiliteit er vanzelfsprekend bij. Onderzoek van TNO laat zien dat medewerkers hybride werken waarderen om de betere balans tussen werk en privé en de grotere autonomie. Verbinding met collega’s, samenwerken en kennis delen vragen meer aandacht als mensen elkaar minder vaak zien.

Voor veel organisaties wordt het kantoor daarom minder een plek voor individueel werk en meer een plek voor ontmoeting en samenwerking. Dat vraagt om een andere inrichting en een andere blik op de werkomgeving.

Een kantoor vertelt ook iets over jouw organisatie

Een aantrekkelijke werkomgeving gaat over meer dan meubilair en uitstraling. Het is onderdeel van goed werkgeverschap. Nieuwe medewerkers vormen al bij een eerste bezoek een beeld van een organisatie, vooral door wat ze zien en ervaren. Past de werkomgeving bij de cultuur? Wordt samenwerken gestimuleerd? Zijn er plekken om geconcentreerd te werken én om elkaar te ontmoeten? Ondersteunt de omgeving de manier waarop jouw organisatie wil werken?

Ondernemer Wout van Laar zei het in ons gesprek voor de rubriek Lid in beeld zo:

“Wij gingen vroeger naar kantoor om te werken. Jonge medewerkers hoeven daarvoor niet per se meer naar kantoor. Die kunnen op allerlei plekken werken.”

Volgens Wout verandert vooral de functie van het kantoor:

“De vraag is niet alleen hoe een kantoor eruitziet, maar vooral waarom mensen er graag willen zijn.”

Goed werkgeverschap begint bij luisteren

Veel organisaties zoeken manieren om medewerkers vaker naar kantoor te laten komen, met een nieuwe koffiecorner, een hip interieur of extra voorzieningen. Dat kan helpen. Een aantrekkelijke werkplek begint toch bij de mensen die er dagelijks gebruik van maken.

Vraag daarom: wat hebben onze medewerkers nodig om prettig samen te werken? De antwoorden verschillen per organisatie. Soms ontbreekt een rustige werkplek, werkt de techniek in de vergaderruimtes niet goed of is er behoefte aan meer informele ontmoetingsplekken. Soms blijkt dat medewerkers vooral komen om collega’s te zien. Wie luistert, ontdekt vaak dat kleine aanpassingen meer opleveren dan een grote verbouwing.

Vier vragen voor jouw organisatie

Wil je weten of je werkomgeving nog aansluit bij hoe er nu gewerkt wordt? Begin met deze vier vragen.

1. Waarom komen onze medewerkers naar kantoor?

         Weet je het zeker? Of ga je uit van aannames?

2. Ondersteunt onze werkomgeving de manier waarop we vandaag werken?

         Veel kantoren zijn ingericht voor een werkmodel dat inmiddels veranderd is.

3. Is er ruimte voor verschillende manieren van werken?

        Samenwerken, concentreren, overleggen en online vergaderen vragen ieder om een andere omgeving.

4. Past onze werkomgeving bij wie wij als werkgever willen zijn?

        Je kantoor vertelt een verhaal. De vraag is of dat ook het verhaal is dat je wilt vertellen.

Waar begin je?

Je hoeft je kantoor niet morgen opnieuw in te richten. Je kunt wel vandaag beginnen:

• Plan een gesprek met medewerkers over hun ideale werkweek.
• Inventariseer welke ruimtes veel en weinig worden gebruikt.
• Kijk kritisch naar de balans tussen concentratie, samenwerking en ontmoeting.
• Vraag nieuwe medewerkers hoe zij de werkomgeving ervaren.
• Zie de inrichting van je kantoor als onderdeel van je werkgeverschap.

De grootste winst zit vaak in beter begrijpen wat medewerkers nodig hebben.

Van aanwezigheid naar waarde

De discussie over hybride werken gaat vaak over het aantal kantoordagen. Twee dagen, drie dagen of toch weer volledig terug? De betere vraag is: hoe zorgen we dat een dag op kantoor iets toevoegt? Als medewerkers op kantoor hetzelfde doen als thuis, is er weinig reden om te komen. Een kantoor wordt relevant als het iets biedt wat thuis lastiger te organiseren is:

• samenwerken;
• kennis delen;
• creativiteit;
• ontmoeting;
• verbinding;
• cultuur.

Daar ligt voor werkgevers de uitdaging van de komende jaren.

Sterker ondernemen begint met blijven kijken

De manier waarop we werken blijft veranderen. Technologie ontwikkelt zich, nieuwe generaties komen op de arbeidsmarkt en de verwachtingen van medewerkers verschuiven. Dat vraagt vooral om aandacht. Blijf kijken hoe mensen werken, blijf luisteren naar medewerkers en blijf jezelf één vraag stellen: waarom zouden mijn medewerkers morgen graag naar kantoor komen? Het antwoord zegt waarschijnlijk meer over je organisatie dan over je kantoor.

Meer over dit onderwerp

Dit artikel is geïnspireerd door het gesprek dat Novaka voerde met ondernemer Wout van Laar in de rubriek Lid in beeld.

Lees ook:
Wout van Laar: ‘We hebben elkaar misschien wel harder nodig dan ooit’