Mensen komen niet meer naar kantoor om alleen te werken. Dus waarom komen ze nog wel?

Voor miljoenen Nederlanders is hybride werken inmiddels de norm. Volgens het CBS werkt meer dan de helft van de werkzame beroepsbevolking regelmatig thuis. Daarmee verandert ook de rol van het kantoor. De vraag voor werkgevers is niet langer óf medewerkers naar kantoor komen, maar waarom zij ervoor kiezen om dat te doen.

Jarenlang was het kantoor dé plek waar gewerkt werd. Je had er je bureau, je collega’s en alle middelen om je werk uit te voeren. Inmiddels ziet de werkdag er voor veel mensen anders uit. Een rapport schrijven, een online vergadering bijwonen of e-mails beantwoorden kan net zo goed thuis of op een andere locatie.

Dat betekent niet dat het kantoor overbodig wordt.

Juist nu vraagt de werkomgeving om een andere kijk. Niet als verzameling bureaus en vergaderruimtes, maar als plek waar samenwerking, ontmoeting en cultuur samenkomen.

Maar waarom zouden medewerkers morgen graag naar kantoor willen komen?

De functie van kantoor verandert

Hybride werken heeft de verwachtingen van medewerkers veranderd. Flexibiliteit is voor veel werknemers een vanzelfsprekend onderdeel van hun werk geworden.

Onderzoek van TNO laat zien dat medewerkers hybride werken waarderen vanwege de betere balans tussen werk en privé en de grotere autonomie. Tegelijkertijd blijkt dat verbinding met collega’s, samenwerken en kennis delen juist meer aandacht vragen wanneer mensen minder vaak fysiek bij elkaar zijn.

Voor veel organisaties verschuift de rol van het kantoor daarom steeds meer van een plek voor individueel werken naar een plek voor ontmoeting, samenwerking en verbinding.

Dat vraagt om een andere inrichting én een andere manier van kijken naar de werkomgeving.

Een kantoor vertelt ook iets over jouw organisatie

Een aantrekkelijke werkomgeving gaat allang niet meer alleen over meubilair of uitstraling. Het is een onderdeel geworden van goed werkgeverschap.

Nieuwe medewerkers vormen vaak al tijdens een eerste bezoek een beeld van een organisatie. Niet alleen door wat er wordt verteld, maar juist door wat zij ervaren.

Past de werkomgeving bij de cultuur?

Wordt samenwerken gestimuleerd?

Zijn er plekken om geconcentreerd te werken én om elkaar te ontmoeten?

Ondersteunt de omgeving de manier waarop jouw organisatie wil werken?

Tijdens een gesprek voor onze rubriek Lid in beeld verwoordde ondernemer Wout van Laar het treffend:

“Wij gingen vroeger naar kantoor om te werken. Jonge medewerkers hoeven daarvoor niet per se meer naar kantoor. Die kunnen op allerlei plekken werken.”

Volgens Wout betekent dat niet dat het kantoor minder belangrijk wordt.

Juist de functie verandert.

“De vraag is niet alleen hoe een kantoor eruitziet, maar vooral waarom mensen er graag willen zijn.”

Goed werkgeverschap begint bij luisteren

Veel organisaties zoeken naar manieren om medewerkers vaker naar kantoor te laten komen.

Nieuwe koffiecorners.

Een hip interieur.

Extra voorzieningen.

Dat kan zeker bijdragen aan een prettige werkomgeving.

Maar een aantrekkelijke werkplek begint ergens anders.

Namelijk bij de mensen die er iedere dag gebruik van maken.

Vraag daarom:

“Wat hebben onze medewerkers nodig om prettig samen te werken?”

De antwoorden verschillen per organisatie.

Misschien ontbreekt een rustige werkplek.

Misschien werkt de techniek in vergaderruimtes niet optimaal.

Misschien is er juist behoefte aan meer informele ontmoetingsplekken.

Of blijkt dat medewerkers vooral naar kantoor komen om collega’s te ontmoeten.

Wie luistert, ontdekt vaak dat kleine aanpassingen meer effect hebben dan grote verbouwingen.

Vier vragen voor jouw organisatie

Wil je weten of jouw werkomgeving nog aansluit bij de praktijk van vandaag?

Begin dan met deze vier vragen.

1. Waarom komen onze medewerkers naar kantoor?

         Weet je het zeker? Of ga je uit van aannames?

2. Ondersteunt onze werkomgeving de manier waarop we vandaag werken?

         Veel kantoren zijn ingericht voor een werkmodel dat inmiddels veranderd is.

3. Is er ruimte voor verschillende manieren van werken?

        Samenwerken, concentreren, overleggen en online vergaderen vragen ieder om

        een andere omgeving.

4. Past onze werkomgeving bij wie wij als werkgever willen zijn?

        Je kantoor vertelt een verhaal. De vraag is of dat ook het verhaal is dat je wilt

        vertellen.

Wat kun je vandaag doen?

Je hoeft niet morgen je hele kantoor opnieuw in te richten, maar je kunt wél vandaag beginnen.

• Plan een gesprek met medewerkers over hun ideale werkweek.
• Inventariseer welke ruimtes veel en weinig worden gebruikt.
• Kijk kritisch naar de balans tussen concentratie, samenwerking en ontmoeting.
• Vraag nieuwe medewerkers hoe zij de werkomgeving ervaren.
• Gebruik de inrichting van je werkplek als onderdeel van jouw werkgeverschap.

Vaak zit de grootste winst niet in een grote investering, maar in beter begrijpen wat medewerkers nodig hebben.

Van aanwezigheid naar waarde

De discussie over hybride werken gaat nog vaak over het aantal dagen dat medewerkers op kantoor moeten zijn.

Twee dagen, drie dagen of toch weer volledig terug?

Hoe zorgen we dat een dag op kantoor écht waarde toevoegt?

Wanneer medewerkers op kantoor precies hetzelfde doen als thuis, verdwijnt de meerwaarde.

Een kantoor wordt pas relevant wanneer het iets biedt wat thuis moeilijker te organiseren is:

• samenwerken;
• kennis delen;
• creativiteit;
• ontmoeting;
• verbinding;
• cultuur.

Daar ligt misschien wel de grootste uitdaging voor werkgevers in de komende jaren.

Sterker ondernemen begint met blijven kijken

De manier waarop we werken blijft veranderen. Technologie ontwikkelt zich, nieuwe generaties betreden de arbeidsmarkt en verwachtingen van medewerkers verschuiven.

Dat vraagt niet om steeds een nieuw kantoorconcept,het vraagt vooral om aandacht.

Blijf kijken naar hoe mensen werken.

Blijf luisteren naar medewerkers.

En blijf jezelf als ondernemer één vraag stellen: Waarom zouden mijn medewerkers morgen graag naar kantoor willen komen?

Het antwoord zegt waarschijnlijk meer over jouw organisatie dan over jouw kantoor.

Meer over dit onderwerp

Dit artikel is mede geïnspireerd op het gesprek dat Novaka voerde met ondernemer Wout van Laar in de rubriek Lid in beeld.

Lees ook:
Wout van Laar: ‘We hebben elkaar misschien wel harder nodig dan ooit’